RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Ce règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l’association FRENCH COMMUNITY CLUB (FCC) dont l’objet est :
- Rassembler non seulement les Français mais aussi les francophones et francophiles portant un intérêt à la France, résidents aux Emirats Arabes Unis,
- Organiser l’Accueil des Nouveaux Arrivants,
- Proposer différentes activités sociales, ludiques ou sportives, des diners, des sorties à la découverte des traditions et de la Culture de Dubai et de ses Emirats, du networking, des réunions conférences d’information, et autres animations diverses,
- Représenter ses membres auprès des autorités françaises et locales,
- Participer à des actions communautaires ou sociales.
- Porter assistance aux membres actifs dans le besoin, en fonction des ressources disponibles de l’association.
Le FCC dans le cadre de ses statuts actuels se veut non confessionnel, apolitique et sans but lucratif. Chaque membre s’engage dans ce sens conformément à la loi en vigueur dans les Emirats Arabes Unis.
Le présent règlement sera remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.
TITRE I : MEMBRES
Article 1er – composition
L’association FCC est composée des membres suivants :
- Membres fondateurs : conseil d’administration composé du bureau fondateur du FCC, constitué de 9 membres,
- Membres d’honneur : toute personne nommée sur décision du CA, qui rend ou ont rendu des services éminents à l’association ainsi qu’aux anciens dirigeants.
- Membres Actifs ou adhérents : toute personne majeur (21 ans), physique ou morale, résident aux Emirats, parlant le français, s’engageant à adhérer au présent règlement, à jour de cotisation annuelle, participant aux activités.
Article 2 – Cotisation
– Les membres d’honneur ne paient pas de cotisation (sauf s’ils en décident autrement de leur propre volonté).
– Les membres fondateurs ou adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle valable de date à date pour une durée d’un an.
– Toute cotisation non renouvelée sera considérée comme démissionnaire.
Le montant est fixé chaque année par le bureau selon la décision de l’Assemblée Générale.
Pour l’année 2018-2019, le montant de la cotisation est fixé à :
- Jeunes (21-28 ans)/Etudiant/VIE 150 AED (sur présentation de justificatif valide)
- Single 250 AED
- Famille 350 AED
Le versement de la cotisation doit être établi par virement directement sur le site internet rubrique adhésion ou par espèce auprès d’un des membres à date de cotisation ou de renouvellement.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours d’année.
Article 3 – Admission de membres nouveaux
L’association FCC peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter la procédure d’admission à savoir :
- Remplir le formulaire sur le site et procéder au règlement directement https://www.frenchcommunityclub.com/adhesion/
- Télécharger le recto et verso des ID de monsieur /madame ou monsieur et madame si famille selon la demande du CDA.
- S’acquitter du montant de son adhésion par virement bancaire ou auprès du bureau.
- Signer et respecter la charte de l’adhérent.
A la fin du processus, le service adhésion contrôlera l’ensemble des informations et contactera le nouveau membre pour lui signifier si son dossier est complet ou non (relance) et lui remettra son kit d’adhésion comprenant
- le guide des Emirats de Dubai Madame,
- sa ou ses carte(s) de membre(s),
- ses vouchers s’il y a promotion.
Article 4 – Exclusion
Seuls les cas ci-dessous peuvent déclencher une procédure d’exclusion :
- violation de la charte de l’adhérent,
- refus du paiement de la cotisation annuelle,
- violation des lois en vigueur aux Emirats.
L’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil, pour motif grave à savoir :
- une condamnation pénale pour crime et délit
- toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion. La décision d’exclusion est adoptée par le conseil d’administration statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.
Celle-ci doit être prononcée par le Conseil d’Administration à une majorité des 2 /3 seulement après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée.
L’exclusion prononcée, devient alors définitive et irrévocable.
Article 5 – Démission, Décès, Disparition
Le membre démissionnaire devra adresser sous lettre simple remise en main propre à l’un des membres du bureau, sa décision conformément aux lois des associations en vigueur du Community Development Authority’ (CDA).
Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
En cas de décès, la qualité de membre s’annule de fait.
Article 6 – Indemnités de remboursement.
Suite la décision du bureau, seuls les administrateurs, membres élus du bureau, ou responsables d’activités peuvent prétendre au remboursement des fais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications à la discrétion du Conseil d’administration.
La décision sera prise en Conseil d’administration.
TITRE II : FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
Article 7 – Le conseil d’administration
7.1. Le Conseil d’Administration a pour objet de rassembler l’ensemble des Français, Francophones et Francophiles résidents aux Emirats Arabes Unis autour d’activités sociales, culturelles ou sportives.
Il est composé de 9 membres, âgés de plus de 21 ans, résidents aux Emirats conformément aux lois et se compose comme suit:
- Le président
- Le vice-président
- Le trésorier
- Le secrétaire
- 4 membres du bureau
7.2. Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes : l’Assemblée Générale élit le Conseil d’Administration par un vote secret une fois tous les deux ans, et ils peuvent être réélus pour des périodes similaires.
7.3. Fin de mandat d’un membre du conseil d’administration dans les cas suivants :
- mort, démission,
- annulation de visa
- à la demande du Community Development Authority’ (CDA).
7.4. Si une personne souhaite démissionnée, le conseil d’administration doit faire le nécessaire et remplacer cette personne une semaine après avoir reçu et approuvé cette demande.
7.5. Le remplacement d’un membre se fera par nomination puis élection.
7.6. En cas de postes vacants au Conseil d’administration pour quelque raison que ce soit, les nouveaux membres seront considérés comme membres du Conseil d’administration à travers une procédure de nomination et d’élection. Si ces membres n’ont pas été acceptés ou s’ils n’étaient pas disponibles, une invitation à tenir une Assemblée Générale extraordinaire aura lieu pour l’élection afin de pourvoir ces postes.
7.7. Les réunions minimales du conseil d’administration: La première réunion du conseil d’administration devrait avoir lieu dans un délai d’une semaine à compter de la date à laquelle les résultats de l’élection seront confirmés en tant que conseil d’administration, les tâches administratives devant être réparties entre les membres. Le conseil d’administration doit tenir au moins 12 réunions par an, à la demande du président ou du secrétaire. Il se réunira physiquement au moins chaque 2ème mercredi du mois pour discuter de l’agenda et des nouvelles règlementations Le bureau pourra également se réunir aussi à chaque fois que le président en fera la demande ou sur la demande d’1/3 des membres du bureau.Dans le cas de réunions d’urgence, les avis se feront dans un délai plus court et la communication se fera par le biais des moyens de communication.
Absence : Si un membre du conseil d’administration refuse d’assister aux réunions du conseil d’administration lors de 3 réunions consécutives, ou 6 réunions séparées dans une année sans raison valable, il sera considéré comme démissionnaire automatiquement.
Procès-verbal des réunions: Le secrétaire prépare les procès-verbaux des réunions et le projet sera distribué au conseil d’administration dans les cinq jours ouvrables suivant la fin de toute réunion pour approbation.
7.8.Quorum: La réunion est légale en présence d’au moins 60% du nombre de membres du Conseil parmi lesquels le Président ou son représentant.
7.9.Comptabilité : Les comptes seront la responsabilité du trésorier en plus de: • La collecte de tous les revenus et de l’argent du club contre les reçus officiels et le dépôt de tous les montants à la banque agréée. • Mise en œuvre des résolutions du Conseil d’administration concernant les aspects financiers et vérification du respect des termes du budget et du règlement intérieur. • Signature avec le président ou le vice-président sur les chèques. • Superviser les comptes des clubs sociaux et s’assurer que tous les documents relatifs à ses affaires financières sont disponibles à l’organisation. • Gérer les salaires du personnel et les différents types d’achats. • Fournit un rapport financier mensuel au conseil d’administration pour examen et approbation. • Préparer les comptes définitifs pour l’exercice clos et préparer le projet de budget pour l’année à venir et le présenter au Conseil d’administration afin d’ouvrir la voie à la présentation de celui-ci lors de l’assemblée générale annuelle.
7.10.Période de bureau: Tout conseil d’administration pourra occuper le poste de directeur du conseil pendant plus de deux mandats consécutifs.
7.11.Audit : Le conseil d’administration nommera un vérificateur des comptes (Audit) pour vérifier les comptes financiers annuels et les soumettre au conseil d’administration pour examen et approbation. Tous les dossiers du club social sont soumis à un audit annuel par un auditeur qui sera nommé par le conseil d’administration. Le rapport de l’auditeur sera soumis au conseil d’administration pour examen et approbation. Le rapport d’audit approuvé est présenté à l’assemblée générale et au Community Development Authority (CDA).
7.12. Dissolution : Le club peut être dissout lors d’une réunion de l’assemblée générale pour toute raison qu’il juge appropriée. En cas de dissolution et de liquidation de l’organisation pour quelque raison que ce soit, le montant restant de la vente des actifs et du paiement des dettes sera alloué à des fins caritatives après l’approbation du Community Development Authority (CDA).
Article 8 – Le bureau
8.1. Le bureau a pour objet de discuter et décider de tous les sujets visant à permettre au FCC d’avoir une existence saine et durable tout en s’assurant que les intérêts de chaque associations ou groupes constituant le FCC soient protégés.
8.2. Le bureau du FCC a autorité sur tous les groupes le constituant, le bureau du FCC étant lui seul officiellement élu et représentant l’association selon la règlementation locale.
8.3. Les membres du bureau du FCC doivent être composé :
- 1/3 des sièges élus des membres l’UFE Dubai car fondateur du FCC
- 1/3 des sièges élus de membres du bureau de l’ASEAU
- 1/3 des sièges autres groupes
Un avenant sera rédigé si besoin selon l’évolution de l’association.
8.4. Ses modalités de fonctionnement sont les suivantes :
- Le bureau du FCC est élu pour 2 ans par les membres FCC lors de l’assemblée générale annuelle par les adhérents à jour de cotisation. Apres élection, celui-ci se réunit pour établir physiquement.
- Les membres du bureau sortant sont rééligibles,
- Les membres du bureau décident par vote des fonctions de président / vice-président / trésorier / secrétaire,
- Les membres du bureau se réunissent physiquement au moins une fois par mois à chaque 2ème mercredis du mois pour discuter de l’agenda ; des nouvelles règlementations. Le bureau se réunit aussi à chaque fois que le président en fait la demande ou sur la demande d’1/3 des membres du bureau,
- Les décisions du FCC se font par vote, sur présence au minimum de la moitié de ses membres (présents ou par procuration) et à la majorité ; en cas de partage égal ou en cas de désaccord, le président à un vote prépondérant,
- Si un membre du bureau n’assiste pas à plus de 3 réunions successives, le bureau le considérera comme démissionnaire.
Article 5 – Commission de travail.
Toute activité ou événement ponctuel devra avoir son ou ses responsables temporaires ou permanents nommés par le bureau. Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration ou du bureau pour gérer les groupes et définir
- l’animation de l’association,
- le montant des cotisations et les modèles de cartes d’adhérents,
- le fonctionnement de commissions au sein de l’association.
Article 6 – Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le bureau à la majorité des membres lors de l’assemblée générale mensuelle ou extraordinaire.
Amendements à la Constitution Toute modification des statuts devra faire l’objet de propositions soumises au Conseil d’administration pour examen. L’Assemblée générale a le droit d’accepter ou de rejeter les amendements proposés. En cas d’approbation par les 2/3 au moins des membres de l’Assemblée générale, les amendements proposés doivent être présentés à l’autorité de régulation respective pour approbation.
Article 7 – Assemblée Générale Ordinaire
Conformément aux statuts de l’association FCC, l’Assemblée Générale Ordinaire se réunit 1 fois par an sur convocation du Conseil d’Administration. CF STATUTS CDA
L’ordre du jour est fixé par le Conseil d’Administration et est indiqué sur la convocation. Seuls les points indiqués peuvent faire l’objet d’une décision.
L’Assemblée générale :
- entend les rapports sur la gestion du conseil d’administration et sur la situation financière et morale de l’association.
- approuve les comptes de l’exercice clos,
- vote le budget de l’exercice suivant
- pourvoit s’il y a lieu au renouvellement du conseil d’administration.
Seuls les membres actifs majeurs (plus de 21 ans), à jour de cotisation sont autorisés à participer.
Ils sont convoqués par mailing les informant de l’assemblée générale.
Le vote des résolutions s’effectue par bulletin secret déposé dans l’urne tenue par le secrétaire de séance ou à main levée. Les décisions sont valablement prises si 51% des membres sont présents ou représentés après avoir au préalable remis son vote par procuration aux membres du FCC.
– Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés. Chaque membre peut donner procuration signée avec son Emirates ID à un membre du bureau ou la personne de son choix.
– Chaque membre ne peut avoir plus de 3 procurations.
Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est à nouveau convoqué après 30 minutes et peut délibérer quelque soit le nombre de membres présents ou représentés.
Les décisions sont prises à la majorité. En cas d’égalité la voix du président est prépondérante, Les délibérations de l’assemblée générale sont prises à main levée, Le scrutin a bulletin secret peut être demande par le conseil d’administration ou par 25% des membres présents.
Article 8 Assemblée Générale Extraordinaire
Une Assemblée Générale Extraordinaire peut être convoquée en cas de décision du bureau pour modifier le règlement intérieur ou la charte, régler les problèmes ou litige ou décider de la dissolution de l’association.
L’ensemble des membres de l’association sera convoqué par email 15 jours au préalable spécialement, en indiquant l’ordre du jour.
Le vote se déroule selon les modalités suivantes : à main levée
– Les votes par procuration ou par correspondance sont autorisés. Chaque membre peut donner procuration signée avec son ID à un membre du bureau ou la personne de son choix.
-Chaque membre ne peut avoir plus de 3 procurations.
– Assemblées générales – Modalités applicables aux votes 1. Votes des membres présents Les membres présents votent à main levée. Si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire selon le mode de vote par procuration établi. Elle doit être représentée par 50% des membres présents ou représentes ayant le droit de vote aux assemblées.
Si le quorum n’est pas atteint, l’assemblée est à nouveau convoqué après 30 minutes et peut délibérer quelque soit le nombre de membres présents ou représentés
Les décisions sont prises à la majorité. En cas d’égalité la voix du président est prépondérante, Les délibérations de l’assemblée générale sont prises à main levée, Le scrutin a bulletin secret peut être demandé par le conseil d’administration ou par 25% des membres présents.
TITRE III : DISPOSITIONS DIVERSES
Article 9- Modification du règlement intérieur
Le règlement intérieur de l’association FCC est établi par le bureau. Il peut être modifié par ce dernier sur proposition d’un des membres du bureau lors de l’établissement de l’ordre du jour.
Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l’association par email sous un délai de 15 jours suivant la date de la modification.
Article 10- l’utilisation du matériel ou des locaux associatifs et les assurances
Le matériel de l’association est gardé dans les bureaux de l’association.
Article 11- Assurance
Le FCC et tous ses bénévoles, sont dégagés de toute responsabilité en cas de dommages corporels ou matériels au cours de ses activités. Chaque adhérents s’engage a s’abstenir de toute poursuite contre le FCC ou ses bénévoles en cas de dommage corporels ou matériels survenus lors des dites activités. Ceci s’applique à chaque membre, son conjoint(e), ses enfants, sa famille en visite ou tout autre personne que le membre aurait inscrite à une activé du FCC.
Article 12- photographie
En adhérant, chaque membre accepte que les photographies régulièrement prises lors des activités adultes et/ou enfants soient éventuellement publiées dans les supports de communications de l’association (site internet, Facebook, Instagram, Linkedin, La Voix du Nord, newsletter, et autres moyens de communication utilisés). Toutes les photos sont libres de droit.
Article 13- alcool
Chaque membre s’engage à être conforme aux règlementations en vigueur aux Emirats et ne pourra en aucun cas rendre responsable le FCC ou ses bénévoles.
La loi des Emirats vous oblige chaque résident majeur, âgé de plus de 21 ans, à posséder une carte de licence d’alcool pour pouvoir boire ou détenir de l’alcool) à Dubai que ce soit dans sa maison à titre privé, dans un hôtel, ou un lieu public.
Il est illégal d’acheter, de transporter ou de consommer de l’alcool en tant que résident à Dubaï sans licence valide.
Être sous l’influence de l’alcool en public n’est pas toléré par les autorités, et les conséquences peuvent être beaucoup plus sévères pour ceux qui n’ont pas de licence d’alcool valide. La peine potentielle d’être sous l’influence sans licence peut être lourde de conséquences à savoir amendes, perte de visa, expulsion ou même emprisonnement en fonction de l’infraction.